Trước
đây, phương pháp truyền thống để lưu trữ và quản lý tài liệu mà chúng ta thường
gặp đó là ghi chép lại trên giấy tờ, băng đĩa từ, … sau đó lưu lại trong
thư viện, đánh dấu thẻ và ghi chép thông tin vào các tủ thư mục để có thể tìm
kiếm lại khi cần. Sau này máy tính điện tử được sử dụng rộng rãi đã mang lại
cho chúng ta cơ hội điện tử hóa các tài liệu này thành các tệp máy tính dùng
lưu trữ và cất giữ trong các máy tính cá nhân, các máy chủ. Việc tìm kiếm cũng
trở nên dễ dàng và bớt vất vả hơn.
Qua quá trình hoạt động của các cá nhân, các tổ
chức, cơ quan thì khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy
tờ phản ánh quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành
các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông
tin trên máy tính cũng trở nên bùng nổ làm chúng ta mất phương hướng trong việc
quản lý thông tin, tìm kiếm tài liệu.
Việc mất mát thông tin hoặc thông tin bị vùi
lấp không thể sử dụng được những tài liệu mà mình lưu trữ là không
thể tránh khỏi.
Xuất phát từ thực tế như trên, việc số hóa và hình thành hệ thống quản
lý tài liệu số hóa là cần thiết đối với bất cứ tổ chức nào hiện đang hoạt
động.
Bởi vậy Giải pháp quản lý tài liệu DOCUFLO sẽ
giải quyết tình trạng trên
Giải pháp quản lý tài liệu DOCUFLO là hệ thống quản lý tài liệu dựa trên web. Nó cho
phép người dùng quản lý, tìm kiếm và truy lục thông tin mong muốn từ Intranet
hoặc Internet. Thông tin tài liệu có thể được xem, in , lưu, gởi qua email hoặc
route để xem xét và phê duyệt… Tất cả các tài liệu được lưu giữ dưới dạng điện
tử dưới dạng scan hoặc được nhập từ database sẵn có .
CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH CỦA DOCUFLO
- Quản lý và phân công theo nhóm.
- Thu thập tài liệu – Quét hoặc nhập khẩu.
- Lưu giữ tài liệu ở định dạng gốc.
- Tổ chức tài liệu vào các thư mục phù hợp.
- Xem và tìm kiếm tài liệu thông qua trình duyệt web.
- Truy cập tài liệu từ bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào.
- Bảo đảm quyền truy cập vào hồ sơ/tài liệu.
- Phân phát tài liệu qua email, fax, đĩa mềm, CD
- Chia sẻ bộ nhớ chung
- Chức năng quản lý phiên bản cho phép duy trì và theo dõi
phiên bản tài liệu
- Điều tuyến các tài liệu để xem xét và phê duyệt
- Tự động hóa các qui trình làm việc và định tuyến cho các biểu
mẫu điện tử
CÁC LỢI ÍCH CỦA GIẢI PHÁP DOCUFLO
- Cải thiện quản lý các tài liệu kinh doanh chính.
- Chia sẻ thông tin.
- Cải thiện các quy trình nội bộ.
- Cải thiện năng suất lao động bằng cách giảm thời gian cần thiết để tìm kiếm thông tin.
- Tăng cường sự hợp tác bằng cách bảo đảm rằng người dùng làm việc trên các thông tin chính xác.
- Cải thiện dịch vụ cho khách hàng / người dân.
- Dịch vụ chuyển giao một cách thân thiện hơn.
- Kinh doanh liên tục và lập ra các quy trình làm tăng năng suất và hiệu quả công việc trong tổ chức.
Để biết thêm thông tin chi tiết về giải pháp quản lý tài liệu xin vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát Triển Công nghệ FSI
VPGD : Số 16, Lô 12A, Đường Trung Yên 10, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại : 043 7675 677
Hotline : 0904 805 255
Nick : sohoatailieufsi
Mail : support@fsivietnam.com.vn,
Website : www.sohoatailieu.com
No comments:
Post a Comment