Quy tắc đặt tên cho các file và tệp

Quy tắc đặt tên thống nhất cho các file và các tệp có ý nghĩa đặc biệt cho quản lý những tài liệu - web trong cơ quan, tổ chức. 

Khi đặt tên cho các file và các tệp của cần giữ sự cân đối hợp lý giữa tính ngắn gọn và tính tiện ích cho sử dụng bằng độ chính xác của các đặc trưng và sự tổng quát. Các tên phải mô tả nội dung như thế nào để đảm bảo ngắn gọn, chính xác, hiểu được, thuận tiện cho sử dụng cũng như cho phép nhóm các file và các tệp dưới những cái tên tổng quát, phân biệt các phiên bản khác nhau, tránh trùng lặp tên của các file. Một mặt cần để các tài liệu và các tệp liên quan với nhau có ký hiệu chung, mặt khác phải phân biệt được các tài liệu và các tệp giống nhau. Khi đó việc tìm kiếm và quản lý các tài liệu mới đạt hiệu quả.
Quy tắc đặt tên file và tệp phải có logic thống nhất, bảo đảm những file và tệp khác biệt phối hợp với nhau. Khi đã nắm vững quy tắc đó người sử dụng phải dự kiến sẽ sử dụng chúng như thế nào trong tình huống mới.
Các tên của các file và các tệp phải được phối hợp. Cụ thể, tên file không được mang thông tin chung không cần thiết đã có trong tên tệp chứa file đó (thí dụ, tên của dự án, tên của đơn vị trực thuộc chỉ được nêu trong các tên tệp).
Tên của các file và tệp phải không quá dài (trung bình khoảng 20 ký tự).
Đồng thời các tên phải hiểu được không chỉ đối với người lập nó mà cả với các nhân viên khác của cơ quan, tổ chức. Vì thế, trong những trường hợp này cách viết tắt được thống nhất sử dụng, còn trong những trường hợp khác phải viết tên gọi đầy đủ.

Tùy theo khả năng, ta cần sử dụng những từ viết tắt chuẩn đã được sử dụng trong cơ quan tổ chức (ví dụ, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc) hay đã thống nhất chung (thí dụ, tên viết tắt của các cơ quan, bộ, ngành). Ngoài ra cần sử dụng những thuật ngữ và mẫu tên đã thống nhất (đặc biệt tên của các tổ chức và tên người, tên gọi của các dự án và dạng hoạt động, các kiểu tài liệu).

Cấu trúc của tên phải gồm các thành phần được sắp xếp theo trật tự  bảo đảm tính thông tin cao nhất của tên gọi và tính hiệu quả của tìm kiếm tài liệu. Ở đây, đầu tiên phải đưa thông tin có ích nhất về tài liệu, ví dụ như: chủ đề-người nhận-dạng thư.
Không nên đưa vào tên file và tệp thông tin về tài liệu mà hệ thống tự động ghi nhận (thí dụ, mở rộng file, thời gian lập hay thay đổi). Nhưng ít nhất những siêu dữ liệu nhất định phải được đưa vào tên file bởi lẽ điều đó làm đơn giản việc quản lý những tài liệu điện tử (cụ thể như tìm kiếm tài liệu). Ví dụ, trong tên file cần chỉ ra rằng file này là dự thảo tài liệu. .

Cần giải quyết sao cho tên file của tài liệu điện tử sẽ gắn kết với tên gọi của hồ sơ đang được lưu giữ trong tổ chức. Khi đó cần lưu ý rằng tên gọi của hồ sơ trong hệ thống tài liệu giấy thường dài hơn so với trong hệ thống điện tử.
Như vậy, những quy tắc đặt tên file định ra việc thống nhất mẫu tên, sử dụng thuật ngữ thống nhất, biên soạn quy tắc cấu trúc tên, xác định quy tắc nhận dạng phiên bản tài liệu, sử dụng bộ từ điển lớn. Toàn bộ những quy tắc trên phải được ghi nhận, đơn giản và dễ dàng cho sử dụng. Những quy tắc đặt tên file, cấu trúc các directory đã được thông qua ở cơ quan, tổ chức, nơi lưu giữ các tài liệu điện tử, phải phản ánh hệ thống quản lý tài liệu.
Việc quản lý tài liệu sẽ là đơn giản hơn nhiều nếu dễ nhận diện theo tên file.

Nguồn: www.vanthuluutru.com –