Các doanh nghiệp nên luôn luôn tìm kiếm cơ hội để trở nên hiệu quả hơn và giảm chi phí. Một cách đơn giản để làm việc này là số hóa tài liệu giấy của bạn. ScanTài liệu là một lựa chọn hiệu quả cho các doanh nghiệp vì nhiều lý do. Đây chỉ là 5 lợi ích trong hàng loạt các lợi ích khác:
Thêm không gian văn phòng
 |
| Không gian văn phòng rộng lớn mong ước |
Quét tài liệu có thể chuyển đổi văn phòng của bạn, giảm số lượng giấy tờ và tủ hồ sơ không cần thiết. Số lượng văn phòng không gian giải phóng bằng cách số hóa tài liệu của bạn có thể là rất lớn, và, để nhấn mạnh điều này, thông tin được lưu trữ trên một đĩa DVD chỉ có thể thay thế gần 30 tủ hồ sơ.
Do đó, không gian văn phòng được giải phóng và có thể được sử dụng theo những cách mới và hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp có thể: -
- Tái sử dụng không gian văn phòng để nhân viên tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi có lợi nhuận cao hơn. Lắp đặt thêm máy trạm làm việc và con người, tránh phải di chuyển văn phòng tốn kém do thiếu không gian.
- Chuyển đến một văn phòng nhỏ hơn và được hưởng lợi từ chi phí thuê thấp hơn
- Thưởng thức không gian văn phòng mới của họ và tăng năng suất của nhân viên, với điều kiện cải thiện, không gian nhiều hơn và môi trường văn phòng ít rườm rà, nhân viên sẽ được hạnh phúc hơn.
Lưu trữ Tài liệu An toàn
| Các loại tài liệu được bảo mật tốt đa |
Bảo mật dữ liệu và bảo vệ là một vấn đề quan trọng để các doanh nghiệp xem xét. Nguy cơ lớn hơn về tài liệu giấy bị hư hỏng, mất cắp hoặc bị mất do lửa, lũ lụt hoặc trộm cắp.
- Quét các tài liệu của bạn cung cấp tính an toàn, an tâm và bảo vệ dữ liệu được cải thiện cho doanh nghiệp.
- Hình ảnh được quét có thể được lưu trữ an toàn trong một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến, với quyền truy cập bảo mật ở mức người dùng hoặc vai trò. Tài liệu có thể dễ dàng chia sẻ với người dùng trong nhiều văn phòng và địa điểm, cung cấp truy cập an toàn, linh hoạt.
- Có thể cung cấp đường mòn kiểm toán điện tử đầy đủ, hiển thị lịch sử truy cập chi tiết của người dùng.
- Các tài liệu kỹ thuật số có thể được sao lưu thường xuyên, cung cấp tính liên tục cho doanh nghiệp của bạn. Đối với các doanh nghiệp muốn dựa vào các phương pháp sao lưu riêng của họ, một tài liệu được quét vẫn là một lựa chọn tốt hơn so với tài liệu bằng giấy. Nếu một tài liệu được quét được lưu trên máy tính, và các tập tin được sao lưu trên đĩa CD, DVD, hoặc một thanh bộ nhớ, ngay cả khi máy tính bị tai nạn gây tử vong này sẽ không phải là thảm khốc. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc mất tài liệu vĩnh viễn có thể chứng minh là chấn thương, và có ảnh hưởng đáng kể đến tài chính. Cơ hội xảy ra điều này là lớn hơn nhiều với các tài liệu giấy so với các tài liệu đã được quét và sao lưu.
Các tài liệu đã được quét và sau đó lưu trữ kỹ thuật số sẽ kéo dài một thời gian dài. Các tài liệu sẽ không xấu đi theo thời gian, như thường xảy ra khi các tài liệu giấy đi qua các cặp đôi khác nhau. Nhiều năm sau khi một tài liệu đã được quét, nó sẽ vẫn còn trong điều kiện ban đầu nguyên sơ của nó.
Thân thiện với môi trường
Trong một thời đại ngày càng thân thiện với môi trường quét tài liệu của bạn giúp một doanh nghiệp di chuyển theo hướng có một văn phòng không cần giấy tờ. Đối với các văn phòng luôn dựa vào rất nhiều thủ tục giấy tờ, việc thay đổi văn phòng không giấy tờ có thể rất gay cấn, nhưng cũng rất hữu ích đối với hoạt động kinh doanh tổng thể. Ít giấy được sản xuất, chứng tỏ thân thiện với môi trường hơn và cũng giúp giảm chi phí kinh doanh cho việc photocopy và văn phòng phẩm. Vận chuyển tài liệu vật lý cũng có thể được cắt giảm, giúp cho dấu chân carbon của bạn.
Cải thiện dịch vụ khách hàng và tiết kiệm thời gian
 |
| Chăm sóc khách hàng tốt hơn |
Nhiều doanh nghiệp dành nhiều thời gian tìm kiếm thông qua giấy tờ thông tin khách hàng, có thể trì hoãn các dự án và ảnh hưởng đến thời gian phản ứng của khách hàng. Tài liệu kỹ thuật số có thể: -
- Được tìm thấy một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng cách sử dụng một tìm kiếm từ khóa đơn giản. Một khía cạnh thường bực bội của việc làm việc trong văn phòng đang được chôn dưới một đống giấy tờ. Kết quả là sẽ có nhiều khả năng xảy ra một tài liệu quan trọng bị xóa nhòa, hoặc phải mất nhiều năm để tìm. Khi một tập tin được lưu trữ trên máy tính những vấn đề này không còn phải là một vấn đề.
- Bạn có thể chọn cách sắp xếp các tài liệu được sắp xếp theo tên của khách hàng, ngày tháng ... Tạo một thư mục có liên quan hoặc bằng cách sử dụng máy tính của bạn sẽ có nghĩa là việc tìm kiếm tài liệu được quét cụ thể sẽ đạt được nhanh chóng và dễ dàng .
- Trong một năm, số lượng thời gian lưu vào tìm kiếm tài liệu sẽ là đáng kể, và hỗ trợ hiệu quả của một công ty. Tìm kiếm vô ích để tìm một tài liệu giấy sẽ được gửi đến lịch sử, và bây giờ bạn sẽ có thể tìm thấy tài liệu liên quan từ nhiều năm hoặc thậm chí hàng thập kỷ trước với chỉ một vài cú nhấp chuột.
- Các tài liệu được quét có thể được phân phối dễ dàng giữa các nhân viên khác trong văn phòng, và tốt hơn nữa, điều này có thể được thực hiện ngay lập tức. Ví dụ, các tài liệu photocopy và sau đó phân phát cho nhân viên sẽ tốn kém nhiều thời gian và tốn kém hơn so với các tài liệu kỹ thuật số.Các tài liệu được quét giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, có thể được lưu trữ an toàn hơn, dễ tìm và phù hợp với môi trường. Nhìn chung, việc thay thế các tài liệu bằng giấy với các phiên bản được quét làm cho tinh thần kinh doanh tốt.
No comments:
Post a Comment