Mục tiêu của một văn phòng không giấy tờ tiếp tục trở nên gần hơn do sự phổ biến ngày càng tăng của các hệ thống quản trị tài liệu số. Hệ thống quản trị tài liệu sử dụng máy quét để tạo bản sao số của mọi tài liệu. Các tài liệu này được mã hóa để gắn vào các tệp tin hoặc tài khoản cụ thể và đọc ký tự quang học, OCR, các hệ thống cung cấp cái nhìn sâu sắc về nội dung của mỗi trang. Từ thời điểm nhập vào hệ thống, các phiên bản tài liệu số hóa được lưu trữ để sử dụng trong tương lai.
Sau đây là các thuận lợi của việc sử dụng hệ thống quản trị tài liệu điện tử thông minh:
Dễ dàng truy cập
Tài liệu được quét có thể được truy cập từ bất kỳ máy tính nào bởi một nhân viên có quyền hạn trong việc đó. Nếu việc này được thực hiện với cách truyền thống thì tài liệu phải được đặt trong một tủ sách hoặc phòng và sau đó phải được yêu cầu, lấy ra và giao cho một nhân viên. Trong quá trình sử dụng nó, nhân viên khác không thể truy cập vào tập tin giấy, và cũng không dễ dàng theo dõi trong quá trình hành trình. Nhưng đối với tài liệu điện tử có thể được lấy ra ngay lập tức, chia sẻ và chuyển đến bất kỳ nhân viên nào cần nó.
Có thể tìm kiếm văn bản dễ dàng
 |
| Quản lý văn bản hiện đại hơn |
Khi một tài liệu được quét, OCR kiểm tra văn bản và tạo ra một phiên bản nội dung mới - bản kỹ thuật số. Văn bản này được lưu trữ với tài liệu, tạo một tập tin có thể được tìm kiếm bởi bất kỳ nhân viên nào. Nếu một công ty cần tìm tất cả các tập tin đề cập đến một khách hàng cụ thể, họ có thể tìm kiếm cơ sở dữ liệu tài liệu cho mỗi đề cập đến tên đó. Điều này biến các tập tin thông thường thành các cơ sở dữ liệu khổng lồ về thông tin và có thể được sử dụng cho mục đích tiếp thị, kiểm toán và quản lý.
Tiết kiệm chi phí
 |
| Chắc chắn sẽ tiêt kiệm chi phí |
Việc chuyển sang các tài liệu điện tử có thể là một cơ hội tiết kiệm đáng kể cho hầu hết các công ty. Chi phí cho việc gửi tủ, đồ tiếp liệu và không gian cần thiết để cất giữ các tài liệu truyền thống tại chỗ là rất lớn. Nếu một công ty sử dụng một cơ sở lưu giữ ngoài trang web, chi phí để lưu trữ và truy xuất các tệp tin cũng tốn kém như nhau. Thêm vào đó là chi phí cho việc lập hồ sơ nhân viên và thời gian cần thiết để tìm các tập tin cụ thể và kệ giá của một hệ thống hồ sơ thủ công là đáng kể. Nhưng khi đã được số hóa, chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu trở nên thấp hơn.
Bảo mật
 |
| Việc bảo mật thông tin được cải thiện hơn bao giờ hết |
Nhiệm vụ khó khăn của việc đảm bảo thông tin bí mật được đơn giản hóa với một hệ thống quản lý tài liệu số. Trong khi các tập tin giấy truyền thống cần phải được lưu trữ trong tủ an toàn và kiểm soát bằng cách sử dụng một hệ thống truy cập bằng tay thì các tài liệu điện tử được mã hóa lại dễ dàng kiểm soát truy cập bằng mật khẩu và một hệ thống xác thực. Các tập tin điện tử không bao giờ bị mất và cũng không dễ dàng rơi vào tay kẻ xấu.
No comments:
Post a Comment