Dù Chính phủ đã đầu tư rất nhiều cho việc xây dựng và hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử, thế nhưng tới nay, các cơ quan Nhà nước vẫn “chìm trong cơn bão giấy”.
“Cá nhân tôi, xung quanh chỗ ngồi làm việc vẫn chất ngất giấy tờ, lưu trữ bằng giấy vẫn là phương thức chính”, ông Phạm Huy Thơ, Phó Trưởng Ban Tôn giáo Chính phủ dẫn chứng minh họa.
Hiện trạng chung, việc lưu trữ tài liệu theo phương pháp thủ công truyền thống tiêu tốn rất nhiều nguồn lực và chi phí của tổ chức, doanh nghiệp, chưa kể những tài liệu pháp lý quan trọng phải lưu trữ vĩnh viễn. Khi đó, việc lưu trữ, tìm kiếm, khai thác thông tin và bảo quản tài liệu mất rất nhiều thời gian và chi phí.
Theo thống kê chính thức của tổ chức PricewaterhouseCoopers về hiện trạng “bão giấy” trong các cơ quan, doanh nghiệp trên thế giới, các chuyên gia thường phải dành 5 – 15% thời gian của mình để đọc thông tin và mất tới 50% thời gian để tìm tài liệu. Các công ty thường tiêu tốn 20USD cho nhân công mỗi khi muốn sắp xếp và lưu trữ tài liệu, 120USD cho nhân công khi muốn tìm một tài liệu bị thất lạc, và 220 USD cho nhân công khi muốn tái thiết lại nguồn thông tin đã mất.
Bàn về chủ đề này, ông Nguyễn Khoa Bảo, Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI cho biết thêm: Ước tính có tới 30% thời gian hàng ngày của nhân viên văn phòng tiêu tốn cho các công việc không trực tiếp liên quan đến chuyên môn của họ; 10 – 15% doanh thu là chi phí liên quan đến hồ sơ giấy tờ trong các tổ chức, chi phí này gấp 3 lần chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) của tổ chức, doanh nghiệp.
Lối thoát = Số hóa dữ liệu
Như đã nói ở trên, Việt Nam đang tăng tốc để hiện thực hóa mô hình Chính phủ điện tử, với các văn phòng thông minh. Và một trong những yếu tố cốt lõi của một văn phòng thông minh là phải “phi giấy tờ” (không tồn tại văn bản giấy).
Vấn đề điện tử hóa các văn bản đang và sẽ hình thành không phải là vấn đề đáng lo ngại, mà mấu chốt hiện giờ là làm thế nào để “xử lý” khối lượng đồ sộ các loại văn bản, giấy tờ đang chất đống trong các kho lưu trữ thành dạng “phi giấy tờ” mà vẫn giữ được các thông tin trên văn bản giấy đó(?)
Số hóa tài liệu ở đâu?
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát Triển Công nghệ FSI là một trong các đơn vị đi đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu tại Việt Nam. Giải pháp số hóa tài liệu của FSI mang đến những hình ảnh và nội dung tài liệu hoàn hảo nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp nhất bởi vậy luôn được sự tin tưởng và đánh giá cao của khách hàng. Công việc lưu trữ và sử dụng tài liệu của bạn sẽ trở lên An toàn -Tiết kiệm - Linh hoạt - Hiệu quả - Tính bảo mật thông tin cao
An toàn: Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ thành tài liệu số lưu trữ trên máy tính, các thiết bị lưu trữ số như USB, ổ cứng, etc sẽ tránh được các nguy cơ làm mất thông tin, tài liệu: chữ bị mờ do thời gian lưu trữ, thiên tai hỏa hoạn gây mất mát tài liệu.
Tiết kiệm: Tài liệu được lưu trữ trên máy tính, tiết kiệm không gian lưu trữ, chỉ với 1 chiếc máy tính ta có thể lưu trữ tới hàng triệu trang văn bản, trong khi đó với tài liệu cứng để lưu trữ hàng triệu trang văn bản đó sẽ tốn rất nhiều không gian lưu trữ.
Linh hoạt trong quản lý tài liệu: Tài liệu số với việc lưu trữ trên máy tính hoặc upload lên internet thông qua một phần mềm quản trị tài liệu bạn có thể truy nhập, truy xuất bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Không những vậy tài liệu số hóa sẽ được lập chỉ mục và lưu trữ theo thư mục định sẵn, vì thế mà việc quản lý là rất dễ dàng
Hiệu quả: Do được lưu trữ dưới dạng tài liệu số nên việc phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc của tổ chức.
Tính bảo mật thông tin cao: Thông tin được lưu trữ bảo mật an toàn. Bạn có thể phân quyền cho người sử dụng cũng như đặt mật mã cho các tài liệu quan trọng của mình. Từ đó đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng chỗ, đúng lúc,…
Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất
No comments:
Post a Comment